Guía técnica del formulario de alquiler
Documento de trabajo basado en el correo facilitado por el cliente. Distingue los requisitos expresos de las propuestas de implementación. No confirma las capacidades de Inmotek ni sustituye la validación de textos, criterios y tratamiento de datos por el cliente.
1. Qué interpretación respalda el correo
El flujo más explícito parte de una vivienda concreta. El correo pide cruzar la modalidad con «ese inmueble», detener el formulario si no coincide y comparar los ingresos con «la vivienda por la que el usuario pregunta en Idealista». El resultado apto/no apto y la disponibilidad para una visita también se refieren a una propiedad concreta.
La frase «emparejar automáticamente las respuestas del inquilino con nuestra cartera de viviendas disponibles» permite plantear una búsqueda general. Sin embargo, el correo no describe expresamente un listado de resultados, una elección posterior ni cómo presentar varias coincidencias. Esa pantalla es una propuesta que debe confirmarse, no un requisito inequívoco.
2. Los dos enfoques y cómo pueden convivir
| A. Vivienda primero | B. Perfil primero | |
|---|---|---|
| Entrada | Enlace desde el anuncio o respuesta al contacto con una referencia de vivienda. | Enlace general desde la web, WhatsApp o centralita. |
| Evaluación | Perfil contra los requisitos de esa vivienda. | Perfil contra todas las viviendas disponibles. |
| Modalidad incompatible | Bloqueo inmediato, como pide el correo. Se puede proponer cambiar de vivienda o buscar alternativas. | Se excluyen las modalidades incompatibles; no hay una vivienda única que justifique bloquear todo el formulario. |
| Resultado | Apto/no apto para la referencia elegida, con motivos. | Listado de cero, una o varias coincidencias. El usuario elige a cuál solicitar visita. |
| Solicitud | Se vincula al inmueble de origen. | Se vincula a la vivienda seleccionada después. No crear solicitudes para todas las coincidencias sin confirmación. |
Propuesta recomendada: un formulario reutilizable con dos puntos de entrada. El enlace de un anuncio identifica la vivienda; el enlace general abre la búsqueda por perfil. Cambiar de vivienda no obliga a responder otra vez. Cada combinación perfil/vivienda se vuelve a evaluar; una respuesta apta para una vivienda no sirve como aprobación general.
La PoC conserva las respuestas y los archivos seleccionados solo en la memoria de la página al alternar pestañas. Recordar el perfil entre visitas, dispositivos o recargas exigiría definir identificación, almacenamiento y conservación; no está incluido.
3. Requisitos del correo
Captación y derivación
- Formulario integrado en la web propia, en una landing dedicada. No Google Forms ni Typeform.
- Al entrar un contacto de Idealista, Fotocasa o la web en el CRM/correo, enviar automáticamente un email o WhatsApp con el enlace.
- Para contactos por WhatsApp, poder facilitar el enlace; el correo no concreta si ese envío debe ser automático.
- Para llamadas sobre alquiler de vivienda, locución de la centralita que derive al formulario y/o envío del enlace por WhatsApp.
- En el enfoque A, el enlace debe conservar la referencia del inmueble. Si falta o ya no está disponible, definir una salida hacia búsqueda general o aviso.
Paso 1. Bienvenida y condiciones
Mostrar el texto de bienvenida y advertencia del correo en lugar destacado. Checkbox obligatorio «He leído y comprendo las condiciones» antes de mostrar las preguntas. Mantener separadas la lectura de condiciones y las decisiones sobre privacidad o conservación. Los textos provisionales de la PoC no reproducen literalmente el texto solicitado.
Paso 2. Modalidad y documentación
- Modalidades: residencia habitual; temporal por estudios; temporal por desplazamiento laboral, obras o motivos médicos.
- En vivienda concreta, comparar con la categoría exacta del inmueble; si no coincide, detener antes del paso 3 y mostrar el mensaje de incompatibilidad previsto.
- Habitual: seguir sin los justificantes de temporalidad.
- Estudiantes: matrícula, carta de aceptación o justificante universitario.
- Otras estancias temporales: contrato temporal, carta de desplazamiento o justificante de obra/reforma. El correo incluye causas médicas, pero no especifica el justificante correspondiente: confirmar.
- Ambos temporales: justificante del domicilio habitual, como escritura, contrato vigente o empadronamiento.
Paso 3. Convivientes y estancia
Número total de convivientes, adultos y menores, sin identificación del menor. Para evitar incoherencias, se propone calcular el total como adultos + menores. Mascotas sí/no y, si sí, tipo y peso. Fumadores sí/no. Fecha estimada de entrada. Duración prevista.
El correo propone «menos de 1 año / entre 1 y 3 años / más de 3 años», pero pide comprobar mínimos de 2 años. Esas franjas no permiten saber si alguien necesita 12 o 24 meses. La PoC solicita meses exactos: es una adaptación que debe aprobarse.
Paso 4. Ingresos y reglas
| Regla | Comprobación solicitada |
|---|---|
| Solvencia | Ingresos netos mensuales demostrables de los futuros titulares × 0,35. Excluir cuando la renta sea superior al resultado; la igualdad sí cumple. |
| Modalidad | Coincidencia exacta con la modalidad admitida. |
| Mascotas | Si hay mascotas y la vivienda no las admite, no apto. |
| Fumadores | Si hay fumadores y la vivienda los excluye, no apto. |
| Habitabilidad | Adultos + menores no puede superar el máximo de ocupantes del inmueble. |
| Duración | Estancia solicitada mayor o igual que el mínimo del inmueble. |
El correo recoge la fecha de entrada, pero no define una regla para cruzarla con la disponibilidad de una vivienda. La PoC no filtra por esa fecha. Tampoco verifica las nóminas ni la autenticidad de los justificantes: el cálculo usa ingresos declarados.
Después del formulario
- Apto: preguntar días y horas disponibles para visita.
- Al enviar: crear contacto en Inmotek o asociarlo al existente y su demanda, incorporar respuestas y documentos, enviar email de aviso a la agencia.
- La visita se coordina manualmente; no se solicita una agenda con reserva automática.
- No apto: email automático delicado que comience con «Lo sentimos mucho…», explicando que no encaja con los requisitos actuales de la propiedad.
- Archivos PDF, JPG y PNG, máximo 5 MB por archivo. Compresión de imágenes si es posible; no se pide compresión obligatoria de PDF.
Privacidad, conservación y seguridad solicitadas
Checkbox de aceptación obligatorio desmarcado inicialmente, primera capa informativa al pie, HTTPS y borrado automatizado de documentos de candidatos descartados tras unos días. El plazo exacto no está definido. El mensaje temprano de descarte promete guardar los datos para futuras viviendas, pero todavía no se han pedido datos de contacto ni definido su conservación: debe resolverse antes de usar ese texto.
Estos son requisitos del cliente, no una certificación de cumplimiento. Deben validar los criterios de exclusión, los textos, el tratamiento de documentación, la automatización de decisiones, la conservación y el mecanismo de revisión de resultados antes de publicar.
4. Información que falta para implementar
- Viviendas: acceso autorizado a la fuente real, identificador estable, renta, modalidad, disponibilidad, máximo de ocupantes, mascotas, fumadores y estancia mínima. Confirmar cómo se actualizan y cómo se detectan viviendas retiradas.
- Campos ausentes: el cliente indica que no existen mascotas, duración y fumadores en Inmotek. Propuesta: campos estructurados allí, si se permite, o configuración complementaria en WordPress vinculada por referencia. No interpretar libremente anuncios para decidir descartes. Un dato ausente debe quedar pendiente de revisión, no asumirse permitido o prohibido.
- CRM: documentación de la API o flujo interno, permisos de lectura/escritura, autenticación, entorno de pruebas, contactos, demandas, adjuntos, límites y respuesta de errores. No asumir que todas estas operaciones están disponibles.
- Contacto: el formulario del correo no pide explícitamente nombre, email ni teléfono. Hay que recuperarlos de forma autorizada desde el contacto original o solicitarlos para poder asociar al CRM y enviar respuestas. Definir deduplicación y verificación.
- Canales: quién dispara el enlace y dónde se configura la automatización de correo, WhatsApp y centralita. No confundir un enlace manual de WhatsApp con automatización integrada.
- Entorno: acceso a WordPress y copia de pruebas, despliegue, correo saliente, almacenamiento privado, tareas programadas y responsable técnico de las conexiones.
- Decisiones: enfoque principal, mostrar alternativas a descartados, solicitudes múltiples, tratamiento de viviendas retiradas y destinatarios de los avisos.
5. Flujo técnico propuesto
- El navegador recoge respuestas y, opcionalmente, la referencia de origen.
- El servidor valida entradas y consulta los requisitos actuales. No aceptar renta, criterios o estado apto enviados por el navegador como fuente de verdad.
- Se aplica una misma evaluación por inmueble. Para A se consulta el objetivo; para B se obtiene el conjunto compatible. La vista previa de la PoC no implica consultas reales.
- El usuario selecciona o confirma una vivienda, completa contacto, disponibilidad de visita, documentación aplicable y consentimientos.
- Al enviar se vuelve a comprobar disponibilidad y requisitos. Si cambiaron, informar antes de registrar una aprobación.
- El servidor valida archivos por contenido, tipo y tamaño, los almacena en privado o los transmite mediante el mecanismo admitido y registra referencias. No guardar documentos en una carpeta pública de WordPress.
- Crear o actualizar contacto/demanda en Inmotek sin duplicar por reintentos. Guardar el estado de integración; si falla, no anunciar éxito y permitir reintentar.
- Enviar el aviso de agencia o la respuesta de descarte acordada. No vincular un fallo de correo a un nuevo alta duplicada.
- Aplicar la política acordada de borrado también a las copias y adjuntos que se hayan transferido a otros sistemas.
El servidor que recibe la solicitud inicia dos operaciones paralelas: registro en BBDD y creación o actualización en el CRM. La BBDD no llama al CRM; se deben gestionar por separado las confirmaciones y los reintentos de cada operación. Una base de datos independiente no es un requisito expreso. Podrían usarse WordPress y/o el propio CRM según sus capacidades. El diagrama de la PoC representa un esquema posible, no una arquitectura ya aprobada.
6. Qué demuestra la PoC y qué no
| Implementado para demostrar | Pendiente de producción |
|---|---|
| Dos pestañas, perfil reutilizable, selección de vivienda y bloqueo temprano por modalidad en el enfoque A. | Acceso a viviendas reales y referencia desde portales. |
| 18 viviendas ficticias, cálculo del 35 % y filtros de las seis reglas; casos sin coincidencias. | Validación en servidor, autenticidad de documentos y reglas finales aprobadas. |
| Vista previa atenuada, filtros progresivos, resultado final y selección desde las coincidencias sin rellenar otra vez. | Envío definitivo, datos de contacto, confirmación y estados de solicitud. |
| Campos documentales con comprobación local de extensión, tipo declarado y tamaño; disponibilidad de visita de prueba. | Subida segura, compresión, almacenamiento, conservación y borrado. |
| Diagrama animado explicativo. | CRM, correos, WhatsApp y centralita. |
Las respuestas y archivos no salen del navegador ni se conservan al recargar. La pestaña de vivienda concreta muestra apto/no apto solo como evaluación ficticia. La revisión visual e interactiva sigue pendiente por la restricción de apertura de archivos locales del navegador de la sesión; las comprobaciones automáticas cubren reglas y sintaxis.
7. Alcance y aceptación
Las 15 horas son la referencia inicial; en el hilo se menciona una posible ampliación, sin concretarla. Esta guía inventaría el alcance solicitado, no afirma que todo quepa en ese tiempo. La implementación de conectores, canales y automatizaciones debe acordarse tras recibir documentación. Si se entrega solo la interfaz y la lógica, dejar por escrito quién completa cada conexión y qué se considera entrega.
Antes de publicar, comprobar ambos recorridos con el cliente: habitual apto; modalidad incompatible; ingresos en el límite y por debajo; mascotas y fumadores; ocupación máxima; estancia mínima; cero coincidencias; documentos temporales; vivienda retirada; contacto existente; fallo de CRM/correo; reintento sin duplicado; borrado programado. Validar también móvil, teclado y los textos definitivos.
Decisión que debe confirmar el cliente: ¿el enlace debe evaluar la vivienda que originó el contacto, buscar alternativas con el mismo perfil o permitir ambas entradas? La propuesta de las dos pestañas permite mostrar la diferencia sin imponer una interpretación.